Tools für virtuelle Zusammenarbeit

Tools für virtuelle Zusammenarbeit

Online Organisationstools für virtuelle Zusammenarbeit sind unerlässlich für eine funktionierende virtuelle Assistenz. Auftraggeber*in und VA sitzen oft an verschiedenen Orten. Hier schaffen diese Online Organisationstools Abhilfe.

Online-Telefonie oder Telefonkonferenzen

Online-Telefonie über Skype, Zoom und Co sind kostenfrei und erleichtern die Kommunikation mit mehr als nur zwei Personen. Sobald das Programm einmal auf dem Rechner installiert ist, benötigen Sie nur noch Kopfhörer und Mikrofon. Mit einer Kamera können Sie auch Videokonferenzen schalten.

Dokumenten und Dateiablage

Dropbox ist hier ein gern genutztes Tool. Der Zugriff auf bestimmte Ordner erfolgt per Einladung. Kostenfrei können Sie bis zu zwei Giga-Byte an Speicherplatz nutzen. Brauchen Sie mehr, kann dieser kostenpflichtig erworben werden. Speichern Sie Dateien in der Drobbox ab und Dropbox synchronisiert sich automatisch. Alle Teammitglieder haben Zugriff auf die Dokumente im Online-Ordner. Außerdem bieten Online Organisationstools wie GoogleDrive, SkyDrive und andere Cloudservices gleiche Möglichkeiten.

To-Do-Listen

Mit zum Beispiel Trello, Teambox oder Teamwork erstellen und bearbeiten Sie problemlos Aufgabenlisten. Das erleichtert die virtuelle Zusammenarbeit enorm, denn jedes Teammitglied erhält einen Überblick, wer was wann bearbeitet und erledigt hat.

Terminabsprachen

Kennen Sie Doodle? Dieses kostenlosen Tool machtTerminabsprachen und Terminfindung zum Kinderspiel. Mit einer Terminumfrage finden Sie heraus, welcher Tag, welche Zeit allen oder den meisten Teammitgliedern passt. Einfach den Link verschicken und auf die Antworten der Teammitglieder warten.

Mit Doodle besteht auch die Möglichkeit, festgelegte Alternativen zu einem bestimmten Thema zur Wahl zu stellen. So erhalten Sie in kürzester Zeit einen Überblick über Meinungen und Ansichten.

Datensicherheit

Wenn Sie online arbeiten und Ihre Dokumente online ablegen, Dritte darauf Zugriff haben, verschlüsslen Sie zum Beispiel mit Truecrypt Dropbox-Inhalte. Das Programm PGP verschlüsselt Ihre E-Mails. Auch ist ein regelmäßiges Back-Up unerlässlich.

Doch Datensicherheit fängt bei den Mitarbeitern an. Verpflichten Sie alle Teammitglieder schriftlich auf das Daten- und Fernmeldegeheimnis.

Mein Tipp: Eine gute Vorbereitung ist der Grundstein für den Erfolg Ihrer virtuellen Zusammenarbeit. Erfahren Sie mehr unter www.buerokram24.de oder info@buerokram24.de oder gern auch telefonisch unter 03521/8370739. PuTTY

BeNeCo – Vertauen durch Netzwerken

BeNeCo – Vertauen durch Netzwerken

Wie alles begann

Xing, LinkedIn, Facebook sind heutzutage aus der virtuellen Welt der Netzwerke nicht mehr wegzudenken. Manche nutzen sie sehr aktiv. Andere nur, um gefunden und angesprochen zu werden.

Twago ist ebenfalls eine solche Plattform, die ich lange unterschätzt habe. Dort stellen Auftraggeber*innen ihre Projekte ein, auf die sich potenzielle Auftragnehmer*innen bewerben und den Zuschlag erhalten oder eben nicht. Die Auftraggeber*innen haben die Möglichkeit puttygen download windows , sich vorab vom Expertenstatus der Bewerber*innen anhand ihrer Profile, ihrem Know-How, den Referenzen und Bewertungen zu überzeugen. Potenzielle Auftragnehmer*innen suchen sich passende Projekte aus und bewerben sich nach Zahlung von entsprechenden Twago-Credits, die man vorher je nach Bedarf oder mit einem monatlichen Abo erwirbt. Aus meinen bisher dort akquirierten Projekten liegt mir eines ganz besonders am Herzen. Denn es zeigt, dass auch über eine Entfernung hinweg tiefgreifendere Zusammenarbeit funktioniert und eine Vertrauensbasis geschaffen werden kann.

Erstes Projekt

Im November 2018 erhielt ich über Twago den Zuschlag für ein kleines Excel-Projekt. Der Auftrag war, eine Excel-Tabelle entsprechend der Vorgabe zu erstellen und dabei besondere Formatierungen und Berechnungen zu beachten. Die abschließende Bewertung der Kundin: „… Wir arbeiten ganz sicher erneut zusammen. Vielen Dank!“ Das sollte auf keinen Fall nur eine Floskel bleiben. Dankbar für diese Bewertung widmete ich mich wieder meinem Tagesgeschäft.

Tatsächlich erreichte mich nur ein halbes Jahr später ein Anruf der Kundin mit der Frage nach meinen Kapazitäten und ob ich monatlich ein entsprechendes Zeitkontingent für sie einplanen könnte. Ab da entwickelte sich die Zusammenarbeit zwischen Barbara Beyer BeNeCo Beratung.Netzwerk.Coaching und Buerokram24 zu einer konstanten Größe.

BeNeCo – Bauhandwerk mal anders!

Barbara Beyer ist mit Leib und Seele „Beraterin & Coach“ mit einem langjährigen Erfahrungsschatz. Sie widmet sich in ihrer Arbeit mit Leidenschaft dem Bauhandwerk und beschreitet dort gemeinsam mit ihren Kunden neue Wege in der Führung und Zusammenarbeit und macht sie so fit für die Zukunft. Wichtig sind ihr dabei Offenheit und Vertrauen. Für manche mag es ungewöhnlich klingen, aber ab und an empfiehlt sie auch Kollegen*innen, um immer das Beste für ihre Kunden*innen herauszuholen. Ganz getreu ihrem Grundsatz: „Unsere Welt verändern wir nur zum Positiven, wenn wir MIT- und nicht GEGENeinander arbeiten!“

Weiterentwicklung

Innerhalb von sechs Monaten hat sich unsere Zusammenarbeit sehr stark ausgebaut. Aus der ersten Excel-Liste entstanden Recherchen, Kontaktdatenbereinigungen, Formular- und MindMap-Erstellungen sowie Datenauswertungen.

Organisation der Zusammenarbeit

Natürlich muss die virtuelle Assistenz gut organisiert und strukturiert sein. Dabei helfen uns MeisterTask und Timeular. So haben beide Seiten einen konkreten Überblick über Projekte und Zeiterfassung.

Meistertask ist eine cloudbasierte, kollaborative Aufgabenmanagement Anwendung für Einzelne und Teams. Dadurch erhalten wir einen detaillierten Überblick über Projektideen, beauftragte Aufgaben, Aufgaben in Arbeit sowie zu prüfende und abgeschlossene Aufgaben. Checklisten und Kommentare innerhalb eines jeden Auftrags machen das Ganze transparent und erleichtern die Kommunikation und Zuordnung. Zu MeisterTask gehört MindMeister. Damit werden unkompliziert MindMaps, Organigramme und Pläne erstellt. Hierfür bietet BeNeCo auch Schulungen an. Einen RabattCode BBB2014 in Höhe von 15% für die Meistertask Pro-Version gibt es obendrein.

Office 365 ist ebenfalls ein Bestandteil unserer Zusammenarbeit. Mithilfe von Outlook erreichen wir so auch über die Entfernung einen einheitlichen Öffentlichkeitsauftritt bei potenziellen Kunden und Partnern von BeNeCo.

Was es noch für Tools für die virtuelle Zusammenarbeit gibt, lesen Sie hier.

Ziele der Zusammenarbeit

„Excel ist nicht meins“, hat Barbara Beyer einmal zu mir gesagt. Dort helfe ich gern aus. Das definiert auch unser gemeinsames Ziel. Kompetenzen und Know-How an den richtigen Stellen zu bündeln, damit sie den Rücken frei hat, um sich um ihr Kerngeschäft zu kümmern. Mit meinem Know-How im Bereich Excel, PowerPoint und Co. erhält sie ein hohes Maß an Flexibilität und konzentriert ihre Ressourcen auf ihr Tagesgeschäft.

Grundlage dafür ist nicht zuletzt unser vertrauensvoller Umgang, den wir durch eine offene Kommunikation und transparente Prozesse innerhalb kurzer Zeit erreicht haben. Dafür bedanke ich mich sehr und freue mich auf unseren gemeinsamen beruflichen Weg.

Haben Sie andere Ideen für eine virtuelle Zusammenarbeit? Anregungen lesen Sie in meinem Blogartikel „5 Aufgaben für eine virtuelle Assistenz“ oder „PDF-Dateien umwandeln = Zeitersparnis“.

Ihr Kontakt zur mehr Effizienz info@buerokram24.de oder (03521) 837 07 39. Weil der Tag nur 24 Stunden hat …

Homeoffice angenehm und effizient gestalten

Homeoffice angenehm und effizient gestalten

Aufgrund von Corona arbeiten vielerorts die Menschen im Homeoffice. Für manche Alltag, für andere eine enorme Umstellung zum gewohnten Arbeitsrhythmus. Mit diesen kleinen Tipps gestalten Sie sich ein angenehmes und effizientes Homeoffice und bekämpfen gleichzeitig das Gefühl der Isolation.

  1. Ein eigenes Arbeitsumfeld einrichten. Das schafft eine Abgrenzung und einen mentalen Übergang zum „Home“. Vielleicht sogar den Business-Look tragen und sich wie für die Arbeit zurechtmachen.
  2. Planung und Struktur helfen dabei, sich nicht zu verlieren. To-Do-Listen erleichtern den Start in den Arbeitstag.
  3. Körperliche und mentale Gesundheit ist auch im Homeoffice wichtig. Zeitfenster für eine bildschirmlose Zeit einplanen. Frische Luft schnappen, da wo es aktuell noch möglich ist. Kleine Heimtrainings einplanen. YouTube und Co. bieten dafür kostenfreie Videos, etc. Mit Kollegen und Familie in Kontakt bleiben, um die mentale Gesundheit zu fördern.
  4. Kommunikation mit den Kollegen ist wichtig. Dadurch bleibt man auf dem Laufenden und wirkt dem Gefühl der Isolation entgegen. Gerade in den Netzwerken diskutiert: Videokonferenzen vs. Telko. Was ist effizienter und erweist sich als beste Möglichkeit für das Homeoffice?

Effektive Tools zur Gestaltung des Arbeit im und aus dem Homeoffice habe ich hier auch nochmal aufgelistet. https://www.buerokram24.de/2019/08/12/online-organisationstools-fuer-virtuelle-zusammenarbeit/

Wie gestalten Sie Ihr Homeoffice? Wenden Sie bereits einige der genannten Tipps an? Haben Sie weitere Tipps, die Ihnen das Homeoffice erleichtern? Machen Sie diese gern in meiner Facebook-Gruppe https://www.facebook.com/groups/buerokram24 oder diskutieren Sie mit unter https://www.linkedin.com/feed/news/videochats-besser-als-telefonieren-4531491/

Unterstützung beim Einrichten eines Homeoffice-Arbeitsplatzes, etc. bietet auch die Hamburger Firma Adactus. https://adactus.de/aktuelle-corona-informationen/

PDF-Dateien umwandeln = Zeitersparnis

PDF-Dateien umwandeln = Zeitersparnis

Listen, Dokumente, Tabellen werden oft als PDF-Dokumente verschickt und anderen zugänglich gemacht. Was, wenn Sie diese bearbeiten, Ihren Bedürfnissen anpassen möchten? Abtippen ist zeitaufwendig. Eine Lösung bieten PDF-Converter-Programme. Wie zum Beispiel die Lösung von Adobe Acrobat.

Adobe Acrobat

Mit Adobe Acrobat gehört das zeitaufwendige Abtippen und Formatieren von Dokumenten, Tabellen, PowerPoint Präsentationen der Vergangenheit an. Ihr Projekt geht direkt in die Planung und Umsetzung. Schon lange gilt der Adobe Acrobat Reader als Vorreiter im Bereich des Lesens von PDF-Dokumenten, doch hat er seinen Service mit zahlreichen hilfreichen Tools sehr stark verbessert. So eben auch im Umwandeln von PDF-Dokumenten in Word- und Excel-Dateien und sogar PowerPoint Präsentationen.

Teilversion und Vollversion

Abhängig von den eigenen Bedürfnissen entscheidet man sich für die entsprechende Standard, Pro oder Team-Variante. Die Standardversion läuft nur auf Windows, wobei die Pro-Variante auch für Mac-Nutzer verfügbar ist.

Mit Acrobat ist es möglich, PDF-Dateien aus anderen Dokumenten wie Word, Excel, etc. zu erstellen. Doch da ist noch lange nicht Schluss. Auch Webseiten, eingescannte Dokumente sogar PowerPoint Präsentationen speichern Sie mit Hilfe des Programms direkt als PDF ab und wandeln sie direkt um. Alles bleibt dabei erhalten; Schriften, Formatierungen, Spalten, etc.

Ein sehr großes Plus bei Acrobat ist es auch, dass Sie PDF-Dokumente ebenso in die andere Richtung, also in Word-, Excel- oder PowerPoint Dateien umwandeln können. Auch hier überträgt das Programm die Schriften, Formatierungen, Spalten, etc. in das jeweils andere Dateiformat. Das lästige Abtippen oder Kopieren von Textpassagen und Dokumenten entfällt und Sie sparen Zeit. Es muss auch nicht immer das komplette Dokument übertragen werden. Wenn Sie Teilstücke markieren, werden auch nur diese übertragen und umgewandelt.

Die spezielle OCR-Erkennung der Pro-Version erkennt Formulare als solche und speichert diese als bearbeitbare PDF-Dateien auf Ihrem PC.

Ein weiteres Feature des Programms in Abhängigkeit zu jeweils gewählten Version ist das Vergleichen von PDF-Dokumenten nach Inhaltsart, Text, Anmerkungen und Formatierung. Mit Acrobat fügen Sie auch verschiedene Dokumente zu einer PDF-Datei zusammen oder teilen eine PDF-Datei in einzelne Dokumente auf.

Adobe Acrobat ist ein sehr gutes Tool zur Archivierung auf dem Weg zum papierlosen Büro. PDF-Dokumente werden als intelligente PDF-Dateien abgespeichert. Sie bleiben so originalgetreu und sind schreibgeschützt. Nichtsdestotrotz sind sie durchsuch- und kopierbar. Das heißt, Textpassagen können herauskopiert und anderweitig verwendet werden.

Preis

Die Preisgestaltung richtet sich nach dem jeweiligen Abonnement. Mit dem PDF-Pack haben Sie alle wichtigen PDF-Werkzeuge vereint. Die günstigste Variante ist sicherlich Acrobat Export PDF. Hier wandeln Sie PDF-Dateien online auf Ihrem Desktop oder mobilen Endgerät in Word- bzw. Excel-Dateien um. Auch hier übernimmt das Programm die Formatierungen der Ausgangsdatei.

Vor- puttygen download , Nachteile

Einen richtigen Nachteil konnte ich bei dem Programm bisher noch nicht finden. Für mich erleichtert es die Arbeit und beeinflusst somit auch die Konditionen für meine Kunden positiv, weil es ein effizientes Arbeitsmittel ist, um in kurzer Zeit Dateien umzuwandeln und in den gewünschten bearbeiteten Formaten zu liefern.

PDF Converter-Programme

Andere PDF-Converter Programme habe ich auch schon ausprobiert. In der Handhabung sind diese Programme auch leicht verständlich und erklären sich meist von selbst. Doch oft fehlt hier das Übernehmen von Formatierungen, sodass eine Nacharbeit nicht ausgeschlossen ist.

Preislich rangieren die Programme von kostenlos als Freeware bis hin zu …

Fazit

Die Anschaffung eines professionellen PDF-Converter Programms lohnt sich, wenn fast täglich PDF-Dateien bearbeitet bzw. umgewandelt werden. Dann gilt es auch abzuschätzen, welcher Rahmen benötigt wird. Brauchen Sie das komplette Paket oder reichen Teillösungen?

Professionelle virtuelle Assistentinnen haben aufgrund ihres Kundenpools meist mehr Aufträge in dieser Richtung und verfügen daher über professionelle Programme, die sie Ihnen gern zur Verfügung stellen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Sie tippen nicht mehr ab und erhalten ein perfektes Dokument innerhalb kurzer Zeit zu einem fairen Preis.

Mehr Ideen für Aufgaben für virtuelle Assistentinnen erhalten Sie in meinem Blogartikel „5 Aufgaben für eine virtuelle Assistenz“.

Mehr erfahren unter www.buerokram24.de oder Fragen stellen unter info@buerokram24.de.

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