Wie alles begann

Xing, LinkedIn, Facebook sind heutzutage aus der virtuellen Welt der Netzwerke nicht mehr wegzudenken. Manche nutzen sie sehr aktiv. Andere nur, um gefunden und angesprochen zu werden.

Twago ist ebenfalls eine solche Plattform, die ich lange unterschätzt habe. Dort stellen Auftraggeber*innen ihre Projekte ein, auf die sich potenzielle Auftragnehmer*innen bewerben und den Zuschlag erhalten oder eben nicht. Die Auftraggeber*innen haben die Möglichkeit, sich vorab vom Expertenstatus der Bewerber*innen anhand ihrer Profile, ihrem Know-How, den Referenzen und Bewertungen zu überzeugen. Potenzielle Auftragnehmer*innen suchen sich passende Projekte aus und bewerben sich nach Zahlung von entsprechenden Twago-Credits, die man vorher je nach Bedarf oder mit einem monatlichen Abo erwirbt. Aus meinen bisher dort akquirierten Projekten liegt mir eines ganz besonders am Herzen. Denn es zeigt, dass auch über eine Entfernung hinweg tiefgreifendere Zusammenarbeit funktioniert und eine Vertrauensbasis geschaffen werden kann.

Erstes Projekt

Im November 2018 erhielt ich über Twago den Zuschlag für ein kleines Excel-Projekt. Der Auftrag war, eine Excel-Tabelle entsprechend der Vorgabe zu erstellen und dabei besondere Formatierungen und Berechnungen zu beachten. Die abschließende Bewertung der Kundin: „… Wir arbeiten ganz sicher erneut zusammen. Vielen Dank!“ Das sollte auf keinen Fall nur eine Floskel bleiben. Dankbar für diese Bewertung widmete ich mich wieder meinem Tagesgeschäft.

Tatsächlich erreichte mich nur ein halbes Jahr später ein Anruf der Kundin mit der Frage nach meinen Kapazitäten und ob ich monatlich ein entsprechendes Zeitkontingent für sie einplanen könnte. Ab da entwickelte sich die Zusammenarbeit zwischen Barbara Beyer BeNeCo Beratung.Netzwerk.Coaching und Buerokram24 zu einer konstanten Größe.

BeNeCo – Bauhandwerk mal anders!

Barbara Beyer ist mit Leib und Seele „Beraterin & Coach“ mit einem langjährigen Erfahrungsschatz. Sie widmet sich in ihrer Arbeit mit Leidenschaft dem Bauhandwerk und beschreitet dort gemeinsam mit ihren Kunden neue Wege in der Führung und Zusammenarbeit und macht sie so fit für die Zukunft. Wichtig sind ihr dabei Offenheit und Vertrauen. Für manche mag es ungewöhnlich klingen, aber ab und an empfiehlt sie auch Kollegen*innen, um immer das Beste für ihre Kunden*innen herauszuholen. Ganz getreu ihrem Grundsatz: „Unsere Welt verändern wir nur zum Positiven, wenn wir MIT- und nicht GEGENeinander arbeiten!“

Weiterentwicklung

Innerhalb von sechs Monaten hat sich unsere Zusammenarbeit sehr stark ausgebaut. Aus der ersten Excel-Liste entstanden Recherchen, Kontaktdatenbereinigungen, Formular- und MindMap-Erstellungen sowie Datenauswertungen.

Organisation der Zusammenarbeit

Natürlich muss die virtuelle Assistenz gut organisiert und strukturiert sein. Dabei helfen uns MeisterTask und Timeular. So haben beide Seiten einen konkreten Überblick über Projekte und Zeiterfassung.

Meistertask ist eine cloudbasierte, kollaborative Aufgabenmanagement Anwendung für Einzelne und Teams. Dadurch erhalten wir einen detaillierten Überblick über Projektideen, beauftragte Aufgaben, Aufgaben in Arbeit sowie zu prüfende und abgeschlossene Aufgaben. Checklisten und Kommentare innerhalb eines jeden Auftrags machen das Ganze transparent und erleichtern die Kommunikation und Zuordnung. Zu MeisterTask gehört MindMeister. Damit werden unkompliziert MindMaps, Organigramme und Pläne erstellt. Hierfür bietet BeNeCo auch Schulungen an. Einen RabattCode BBB2014 in Höhe von 15% für die Meistertask Pro-Version gibt es obendrein.

Office 365 ist ebenfalls ein Bestandteil unserer Zusammenarbeit. Mithilfe von Outlook erreichen wir so auch über die Entfernung einen einheitlichen Öffentlichkeitsauftritt bei potenziellen Kunden und Partnern von BeNeCo.

Was es noch für Tools für die virtuelle Zusammenarbeit gibt, lesen Sie hier.

Ziele der Zusammenarbeit

„Excel ist nicht meins“, hat Barbara Beyer einmal zu mir gesagt. Dort helfe ich gern aus. Das definiert auch unser gemeinsames Ziel. Kompetenzen und Know-How an den richtigen Stellen zu bündeln, damit sie den Rücken frei hat, um sich um ihr Kerngeschäft zu kümmern. Mit meinem Know-How im Bereich Excel, PowerPoint und Co. erhält sie ein hohes Maß an Flexibilität und konzentriert ihre Ressourcen auf ihr Tagesgeschäft.

Grundlage dafür ist nicht zuletzt unser vertrauensvoller Umgang, den wir durch eine offene Kommunikation und transparente Prozesse innerhalb kurzer Zeit erreicht haben. Dafür bedanke ich mich sehr und freue mich auf unseren gemeinsamen beruflichen Weg.

Haben Sie andere Ideen für eine virtuelle Zusammenarbeit? Anregungen lesen Sie in meinem Blogartikel „5 Aufgaben für eine virtuelle Assistenz“ oder „PDF-Dateien umwandeln = Zeitersparnis“.

Ihr Kontakt zur mehr Effizienz info@buerokram24.de oder (03521) 837 07 39. Weil der Tag nur 24 Stunden hat …