Fünf Aufgaben für eine virtuelle Assistenz, die Ihnen einen Mehrwert bringen … Überlegen Sie einmal! Welche Aufgaben rauben Ihnen die meiste Zeit? Bei welchen Arbeiten leiden Sie an Aufschieberitis? Hier fünf Vorschläge für Aufgaben, die Ihnen eine virtuelle Assistenz abnehmen kann und Sie so mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

1. Aufgabe für eine virtuelle Assistenz: Die vorbereitende Buchhaltung

Am Ende eines Monats oder eines Quartals ist es immer soweit. Belege wollen sortiert, eingescannt, buchhalterisch korrekt eingetragen und abgeheftet werden. Und jedes Mal das gleiche Lied. Mache ich morgen. Mache ich heute Abend. Wann soll ich das bloß machen?

Genau solche Aufgaben übernimmt für Sie eine virtuelle Assistenz, denn das ist ihr Job. Sortieren, scannen, buchhalterisch korrekt eintragen, abheften. Im besten Fall steht Ihre virtuelle Assistenz im Kontakt mit Ihrem Steuerberater und kann so Fragen direkt und schnell abklären.

2. Aufgabe: Daten übertragen

Damit meine ich nicht das elektronische Übertragen von Daten, sondern das manuelle. Oft habe ich es schon erlebt, dass meine Kunde  handschriftliche Vorlagen, Buchvorlagen oder PDF-Dateien haben, die sie so nicht verwenden können. Dann kam oft zaghaft die Frage, ob ich dies auch übernehmen könnte? Meine klare Antwort: Natürlich, denn genau das ist mein Job. Schnell, mit korrekter Rechtschreibung und wenn nötig auch mit angepasster Grammatik überträgt die virtuelle Assistenz Handschriften, Buchvorlagen, PDFs oder in Word oder Excel. So können aus einer großen Datensammlung gezielt Daten entnommen und Ihren Anforderungen entsprechend aufgearbeitet werden. Wichtig ist dabei immer die genaue Absprache, worauf der Fokus liegen soll. Es ist immer sehr empfehlenswert, und meine Kunden schätzen es auch sehr, eine erste Arbeitsprobe gemeinsam zu besprechen. So finden Sie im Vorhinein schon den gemeinsamen roten Faden und der Auftrag wird gleich zu Ihrer Zufriedenheit ausgeführt.

3. Aufgabe: Terminorganisation, Erinnerungsdienste und Maßnahmen zur Kundenbindung

Egal ob es sich hier um Reiseplanung oder persönliche Termine handelt. Eine virtuelle Assistenz hat alles für Sie im Blick und erinnert Sie im richtigen Moment daran. Eine Geburtstagkarte für die Gattin eines wichtigen Kunden. Ein Firmenjubiläum des Geschäftspartners. Das Besorgen von Geschenken für eine geschäftliche Auslandsreise. Die Kündigung einer nicht mehr benötigten oder gewollten Versicherung. Mithilfe der virtuellen Assistenz gerät nie wieder etwas in Vergessenheit.

4. Aufgabe: Transkription Ihrer Gedanken und Korrespondenzen

Ihnen liegt das Sprechen mehr als das Schreiben? Sie sind ständig unterwegs. Da ist der Griff zum Diktiergerät oder Handy einfacher als zum Stift oder Laptop? Auch das ist etwas, wobei die Hilfe einer virtuellen Assistenz Wunder wirkt und Zeit spart. Sie sprechen einfach Ihre Gedanken zu Briefen, E-Mails, Aufsätzen oder Reden auf das „Band“ und die virtuelle Assistenz tipp diese im vorher abgestimmten Zeitraum für Sie ab. Im besten Fall werden grammatikalische Ausrutscher und Versprecher bereinigt und der Text in eine klare Struktur gebracht.

5. Aufgabe für eine virtuelle Assistenz: Content für Social Media Konten

Reichweite und Sichtbarkeit ist heutzutage alles! So hört und liest man oft. Doch dieser Content will auch kreiert werden und dazu fehlt häufig die Zeit. Hier kommt die virtuelle Assistenz ins Spiel. Denn genau bei diesen Aufgaben kann sie Ihnen den Rücken freihalten und gleichzeitig Ihre Reichweite erhöhen. Mein Tipp: Damit beide die gleiche Sprache sprechen; vorher Ihre Ziele und Bedürfnisse für die Content-Erstellung besprechen. Wenn die virtuelle Assistenz Ihre sozialen Netzwerke auch noch mit diesem Content füttert, kann nichts mehr schiefgehen.

 

Diese fünf Aufgaben für eine virtuelle Assistenz sind einige von vielen. Sicher fallen Ihnen noch mehr ein. Jede virtuelle Assistenz hat ihr Spezialgebiet und ist Expert*in für verschiedene Dinge. Sprechen Sie es mir Ihrer persönlichen virtuellen Assistenz vorher genau ab, was sie für Sie übernehmen kann und in welchem Umfang Ihre Aufgaben erledigt werden können. Das erspart Ihnen im Nachhinein eventuelle Korrekturen und Zeit. In meinem Blog-Beitrag https://www.buerokram24.de/2019/08/12/ihr-mehrwert-aus-einer-zusammenarbeit-mit-virtuellen-assistenzen/ lesen Sie mehr zum Thema „Mehrwert einer Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen“.

Mein Tipp: Bei der Suche nach Ihrer VA sind Sie schon bis hier her gekommen. Erfahren Sie mehr unter www.buerokram24.de oder info@buerokram24.de oder gern auch telefonisch unter 03521/8370739. Unter https://www.facebook.com/buerotammehentzschel.de/ bleiben Sie immer auf dem Laufenden und erhalten interessante Neuigkeiten rund um das Leben im Büro.