Online Organisationstools für virtuelle Zusammenarbeit sind unerlässlich für eine funktionierende virtuelle Assistenz. Auftraggeber*in und VA sitzen oft an verschiedenen Orten. Hier schaffen diese Online Organisationstools Abhilfe.

Online-Telefonie oder Telefonkonferenzen

Online-Telefonie über Skype, Zoom und Co sind kostenfrei und erleichtern die Kommunikation mit mehr als nur zwei Personen. Sobald das Programm einmal auf dem Rechner installiert ist, benötigen Sie nur noch Kopfhörer und Mikrofon. Mit einer Kamera können Sie auch Videokonferenzen schalten.

Dokumenten und Dateiablage

Dropbox ist hier ein gern genutztes Tool. Der Zugriff auf bestimmte Ordner erfolgt per Einladung. Kostenfrei können Sie bis zu zwei Giga-Byte an Speicherplatz nutzen. Brauchen Sie mehr, kann dieser kostenpflichtig erworben werden. Speichern Sie Dateien in der Drobbox ab und Dropbox synchronisiert sich automatisch. Alle Teammitglieder haben Zugriff auf die Dokumente im Online-Ordner. Außerdem bieten Online Organisationstools wie GoogleDrive, SkyDrive und andere Cloudservices gleiche Möglichkeiten.

To-Do-Listen

Mit zum Beispiel Trello, Teambox oder Teamwork erstellen und bearbeiten Sie problemlos Aufgabenlisten. Das erleichtert die virtuelle Zusammenarbeit enorm, denn jedes Teammitglied erhält einen Überblick, wer was wann bearbeitet und erledigt hat.

Terminabsprachen

Kennen Sie Doodle? Dieses kostenlosen Tool machtTerminabsprachen und Terminfindung zum Kinderspiel. Mit einer Terminumfrage finden Sie heraus, welcher Tag, welche Zeit allen oder den meisten Teammitgliedern passt. Einfach den Link verschicken und auf die Antworten der Teammitglieder warten.

Mit Doodle besteht auch die Möglichkeit, festgelegte Alternativen zu einem bestimmten Thema zur Wahl zu stellen. So erhalten Sie in kürzester Zeit einen Überblick über Meinungen und Ansichten.

Datensicherheit

Wenn Sie online arbeiten und Ihre Dokumente online ablegen, Dritte darauf Zugriff haben, verschlüsslen Sie zum Beispiel mit Truecrypt Dropbox-Inhalte. Das Programm PGP verschlüsselt Ihre E-Mails. Auch ist ein regelmäßiges Back-Up unerlässlich.

Doch Datensicherheit fängt bei den Mitarbeitern an. Verpflichten Sie alle Teammitglieder schriftlich auf das Daten- und Fernmeldegeheimnis.

Mein Tipp: Eine gute Vorbereitung ist der Grundstein für den Erfolg Ihrer virtuellen Zusammenarbeit. Erfahren Sie mehr unter www.buerokram24.de oder info@buerokram24.de oder gern auch telefonisch unter 03521/8370739. PuTTY