5 Aufgaben für eine virtuelle Assistenz

5 Aufgaben für eine virtuelle Assistenz

Fünf Aufgaben für eine virtuelle Assistenz, die Ihnen einen Mehrwert bringen … Überlegen Sie einmal! Welche Aufgaben rauben Ihnen die meiste Zeit? Bei welchen Arbeiten leiden Sie an Aufschieberitis? Hier fünf Vorschläge für Aufgaben, die Ihnen eine virtuelle Assistenz abnehmen kann und Sie so mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

1. Aufgabe für eine virtuelle Assistenz: Die vorbereitende Buchhaltung

Am Ende eines Monats oder eines Quartals ist es immer soweit. Belege wollen sortiert, eingescannt, buchhalterisch korrekt eingetragen und abgeheftet werden. Und jedes Mal das gleiche Lied. Mache ich morgen. Mache ich heute Abend. Wann soll ich das bloß machen?

Genau solche Aufgaben übernimmt für Sie eine virtuelle Assistenz, denn das ist ihr Job. Sortieren, scannen, buchhalterisch korrekt eintragen, abheften. Im besten Fall steht Ihre virtuelle Assistenz im Kontakt mit Ihrem Steuerberater und kann so Fragen direkt und schnell abklären.

2. Aufgabe: Daten übertragen

Damit meine ich nicht das elektronische Übertragen von Daten, sondern das manuelle. Oft habe ich es schon erlebt, dass meine Kunde  handschriftliche Vorlagen, Buchvorlagen oder PDF-Dateien haben, die sie so nicht verwenden können. Dann kam oft zaghaft die Frage, ob ich dies auch übernehmen könnte? Meine klare Antwort: Natürlich, denn genau das ist mein Job. Schnell, mit korrekter Rechtschreibung und wenn nötig auch mit angepasster Grammatik überträgt die virtuelle Assistenz Handschriften, Buchvorlagen, PDFs oder in Word oder Excel. So können aus einer großen Datensammlung gezielt Daten entnommen und Ihren Anforderungen entsprechend aufgearbeitet werden. Wichtig ist dabei immer die genaue Absprache, worauf der Fokus liegen soll. Es ist immer sehr empfehlenswert, und meine Kunden schätzen es auch sehr, eine erste Arbeitsprobe gemeinsam zu besprechen. So finden Sie im Vorhinein schon den gemeinsamen roten Faden und der Auftrag wird gleich zu Ihrer Zufriedenheit ausgeführt.

3. Aufgabe: Terminorganisation, Erinnerungsdienste und Maßnahmen zur Kundenbindung

Egal ob es sich hier um Reiseplanung oder persönliche Termine handelt. Eine virtuelle Assistenz hat alles für Sie im Blick und erinnert Sie im richtigen Moment daran. Eine Geburtstagkarte für die Gattin eines wichtigen Kunden. Ein Firmenjubiläum des Geschäftspartners. Das Besorgen von Geschenken für eine geschäftliche Auslandsreise. Die Kündigung einer nicht mehr benötigten oder gewollten Versicherung. Mithilfe der virtuellen Assistenz gerät nie wieder etwas in Vergessenheit.

4. Aufgabe: Transkription Ihrer Gedanken und Korrespondenzen

Ihnen liegt das Sprechen mehr als das Schreiben? Sie sind ständig unterwegs. Da ist der Griff zum Diktiergerät oder Handy einfacher als zum Stift oder Laptop? Auch das ist etwas, wobei die Hilfe einer virtuellen Assistenz Wunder wirkt und Zeit spart. Sie sprechen einfach Ihre Gedanken zu Briefen, E-Mails, Aufsätzen oder Reden auf das „Band“ und die virtuelle Assistenz tipp diese im vorher abgestimmten Zeitraum für Sie ab. Im besten Fall werden grammatikalische Ausrutscher und Versprecher bereinigt und der Text in eine klare Struktur gebracht.

5. Aufgabe für eine virtuelle Assistenz: Content für Social Media Konten

Reichweite und Sichtbarkeit ist heutzutage alles! So hört und liest man oft. Doch dieser Content will auch kreiert werden und dazu fehlt häufig die Zeit. Hier kommt die virtuelle Assistenz ins Spiel. Denn genau bei diesen Aufgaben kann sie Ihnen den Rücken freihalten und gleichzeitig Ihre Reichweite erhöhen. Mein Tipp: Damit beide die gleiche Sprache sprechen; vorher Ihre Ziele und Bedürfnisse für die Content-Erstellung besprechen. Wenn die virtuelle Assistenz Ihre sozialen Netzwerke auch noch mit diesem Content füttert, kann nichts mehr schiefgehen.

 

Diese fünf Aufgaben für eine virtuelle Assistenz sind einige von vielen. Sicher fallen Ihnen noch mehr ein. Jede virtuelle Assistenz hat ihr Spezialgebiet und ist Expert*in für verschiedene Dinge. Sprechen Sie es mir Ihrer persönlichen virtuellen Assistenz vorher genau ab, was sie für Sie übernehmen kann und in welchem Umfang Ihre Aufgaben erledigt werden können. Das erspart Ihnen im Nachhinein eventuelle Korrekturen und Zeit. In meinem Blog-Beitrag https://www.buerokram24.de/2019/08/12/ihr-mehrwert-aus-einer-zusammenarbeit-mit-virtuellen-assistenzen/ lesen Sie mehr zum Thema „Mehrwert einer Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen“.

Mein Tipp: Bei der Suche nach Ihrer VA sind Sie schon bis hier her gekommen. Erfahren Sie mehr unter www.buerokram24.de oder info@buerokram24.de oder gern auch telefonisch unter 03521/8370739. Unter https://www.facebook.com/buerotammehentzschel.de/ bleiben Sie immer auf dem Laufenden und erhalten interessante Neuigkeiten rund um das Leben im Büro.

Ihr Mehrwert aus einer Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen

Ihr Mehrwert aus einer Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen

Eine Antwort auf die Frage: Was ist Ihr Mehrwert aus einer Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen?

Mehrwert 1: Experten sparen Zeit!

Aufgrund der Spezialisierung in gewissen Themengebieten hat jede*r virtuelle Assistent*in eine ganz besondere Nische. Das macht es möglich, Aufgaben effizienter und genauer auszuführen. Das spart Zeit und mühevolles Einarbeiten in neue Sachgebiete.

Das heißt, ich muss etwas von dem verstehen was ich anbiete. Grundlegende Kenntnisse der Materie und stetige Weiterbildung, um auf dem neuesten Stand zu sein sind unerlässlich für VAs.

Mehrwert 2: Experten sparen Geld!

Wenn Sie sich dafür entscheiden eine*n virtuelle*n Assistent*in zu beauftragen, entscheiden Sie sich gleichzeitig dafür Geld zu sparen. VAs arbeiten gewöhnlich auf Stundenbasis nach einem festgelegten Stundensatz. Auch kann die Anzahl der Stunden vorab genau bestimmt werden, in der Aufgaben erledigt werden sollen. Außerdem überbrücken Sie mit einer virtuellen Assistenz Urlaubs- und Krankheitsausfälle Ihres festangestellten Personals. Mit dem Expertenstatus benötigen VAs nur eine kurze Einarbeitung in die Themen und legen direkt mit der Arbeit los. Entscheiden Sie sich ausschließlich für die Zusammenarbeit mit VAs, dann entfallen auch Kosten wir Urlaubs- oder Krankengeld. Ihre VA kann sich auch direkt um Ersatz für die Ausfallzeiten kümmern, damit kein Zeitverlust für sie entsteht und sie sich nicht darum kümmern müssen.

Mehrwert 3: Experten reduzieren Ihre Arbeit!

Als Unternehmer*in kümmern Sie sich um allen Angelegenheiten, die Ihre Firma betreffen. Doch manche Arbeiten halten Sie in Ihrem Tagesgeschäft auf. Genau diese geben Sie an Ihre VA ab. Für ein wichtiges Meeting mit einem Kunden am nächsten Tag wollen Sie eine Präsentation erstellen doch auch die Geburtstagsfeier ihres Kindes oder ein anderes Jubiläum muss geplant werden. Geben Sie eine Aufgabe davon an Ihre VA und sie erledigen beides zum vorgesehen Zeitpunkt.

Mein Tipp: Bei der Suche nach Ihrer VA sind Sie schon bis hier her gekommen. Erfahren Sie mehr unter www.buerokram24.de oder info@buerokram24.de oder gern auch telefonisch unter 03521/8370739

Tools für virtuelle Zusammenarbeit

Tools für virtuelle Zusammenarbeit

Online Organisationstools für virtuelle Zusammenarbeit sind unerlässlich für eine funktionierende virtuelle Assistenz. Auftraggeber*in und VA sitzen oft an verschiedenen Orten. Hier schaffen diese Online Organisationstools Abhilfe.

Online-Telefonie oder Telefonkonferenzen

Online-Telefonie über Skype, Zoom und Co sind kostenfrei und erleichtern die Kommunikation mit mehr als nur zwei Personen. Sobald das Programm einmal auf dem Rechner installiert ist, benötigen Sie nur noch Kopfhörer und Mikrofon. Mit einer Kamera können Sie auch Videokonferenzen schalten.

Dokumenten und Dateiablage

Dropbox ist hier ein gern genutztes Tool. Der Zugriff auf bestimmte Ordner erfolgt per Einladung. Kostenfrei können Sie bis zu zwei Giga-Byte an Speicherplatz nutzen. Brauchen Sie mehr, kann dieser kostenpflichtig erworben werden. Speichern Sie Dateien in der Drobbox ab und Dropbox synchronisiert sich automatisch. Alle Teammitglieder haben Zugriff auf die Dokumente im Online-Ordner. Außerdem bieten Online Organisationstools wie GoogleDrive, SkyDrive und andere Cloudservices gleiche Möglichkeiten.

To-Do-Listen

Mit zum Beispiel Trello, Teambox oder Teamwork erstellen und bearbeiten Sie problemlos Aufgabenlisten. Das erleichtert die virtuelle Zusammenarbeit enorm, denn jedes Teammitglied erhält einen Überblick, wer was wann bearbeitet und erledigt hat.

Terminabsprachen

Kennen Sie Doodle? Dieses kostenlosen Tool machtTerminabsprachen und Terminfindung zum Kinderspiel. Mit einer Terminumfrage finden Sie heraus, welcher Tag, welche Zeit allen oder den meisten Teammitgliedern passt. Einfach den Link verschicken und auf die Antworten der Teammitglieder warten.

Mit Doodle besteht auch die Möglichkeit, festgelegte Alternativen zu einem bestimmten Thema zur Wahl zu stellen. So erhalten Sie in kürzester Zeit einen Überblick über Meinungen und Ansichten.

Datensicherheit

Wenn Sie online arbeiten und Ihre Dokumente online ablegen, Dritte darauf Zugriff haben, verschlüsslen Sie zum Beispiel mit Truecrypt Dropbox-Inhalte. Das Programm PGP verschlüsselt Ihre E-Mails. Auch ist ein regelmäßiges Back-Up unerlässlich.

Doch Datensicherheit fängt bei den Mitarbeitern an. Verpflichten Sie alle Teammitglieder schriftlich auf das Daten- und Fernmeldegeheimnis.

Mein Tipp: Eine gute Vorbereitung ist der Grundstein für den Erfolg Ihrer virtuellen Zusammenarbeit. Erfahren Sie mehr unter www.buerokram24.de oder info@buerokram24.de oder gern auch telefonisch unter 03521/8370739. PuTTY