Virtuelle Assistenz optimal organisiert

Virtuelle Assistenz optimal organisiert

Sie wollten schon einmal eine virtuelle Assistenz beauftragen? Die Frage, wie funktioniert virtuelle Assistenz optimal, hat sie jedoch davon abgehalten. Hier ein kleiner Überblick über grundlegende Eigenschaften, die eine virtuelle persönliche Assistenz mitbringen sollte.

Als ich mich 2004 als VA – virtuelle Assistentin – selbstständig machte, hieß es noch freiberuflich, selbstständig, mobil. Heute hört man auch oft virtuelle Sekretärin oder Internet Sekretärin.

Wenn man sich heute in den sozialen Medien und Netzwerken umschaut, gibt es eine Vielzahl von VAs mit den unterschiedlichsten Spezialisierungen. Einige arbeiten im Marketingbereich, andere im Content- und Markenbuilding und wieder andere bieten einen Komplettservice von A wie Ablage bis Z wie Zuarbeit an. Die Auswahl ist riesig. Doch die Grundlagen für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit sind überall gleich.

Die wichtigsten Fakten

Für mich als virtuelle Assistentin sind Zuverlässigkeit, Diskretion, Ehrlichkeit und Erreichbarkeit das A und O. Hier ein paar  Antworten auf die Frage „Wie funktioniert virtuelle Assistenz optimal?“

Warum Zuverlässigkeit?

Die Zusammenarbeit auf Distanz ist wie eine Fernbeziehung. Vertrauen spielt hier eine große Rolle. Die Kunden*innen müssen sich darauf verlassen können, dass Aufgaben termingerecht und nach ihren Vorstellungen und Maßgaben ausgeführt werden. Es muss seitens der virtuellen Assistenz sichergestellt sein, dass bei unvorhergesehenen Ereignissen (Krankheit, Technikausfall, …) eine Information an die Kunden*innen erfolgt, damit sie entsprechend reagieren können. Noch besser ist, direkt für Ersatz zu sorgen, natürlich nach vorheriger Abstimmung, damit der Auftrag dennoch termingerecht ausgeführt werden kann.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass ein hohes Maß an Zuverlässigkeit unerlässlich ist, um schlaflose Nächte zu vermeiden und unnötigen Stress zu verhindern.

Warum Genauigkeit?

Was bedeutet für Sie als Unternehmer*in Genauigkeit und was bedeutet Genauigkeit für Ihre virtuelle Assistenz? Hier ist es ratsam, die Aufgaben und die eigenen Anforderungen an die virtuelle Assistenz genau zu benennen. Soll es zum Beispiel eine reine Recherche von Informationen sein oder wünschen Sie sich weiterführende Informationen zu bestimmten Teilgebieten oder weiterführende Adressen? Denn nichts ist schlimmer, die Zeitersparnisse durch Outsourcing von Aufgaben bei der Ergebnissprüfung wieder zu verlieren.

Warum Diskretion?

Ebenso wie angestellte Mitarbeiter*innen unterliegen auch die VAs der Schweigepflicht über interne Vorgänge und Informationen. Dies sollte auf jeden Fall vertraglich geregelt sein – egal ob es sich um die Transkription von Interviews oder streng vertrauliche Firmendaten handelt.

Meine Devise: Alles was mit meinen Kunden*innen besprochen, geschrieben, ausgetauscht wird bleibt in den „vier Wänden“ des virtuellen Büros. Ein passwortgeschützer Computer, eine sichere Datenverbindung gehört genauso dazu wie sicheres Löschen der Daten nach Abschluss des Auftrags. Nur so kreiert man eine Vertrauensbasis für eine optimale virtuelle Assistenz.

Warum Ehrlichkeit?

Das Sprichwort „ehrlich währt am längsten“ kommt nicht von ungefähr. Eine respektvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe, in der man Meinungen äußern und Sichtweisen klar definieren kann ist nachhaltig. Das hat mir die Vergangenheit bewiesen. Besonders dann, wenn nach einer längeren Auftragspause „alte Kunden“ wieder neue werden.

Es ist auch wichtig zu wissen, wer Ihre Aufgaben erledigt. Ist die virtuelle Assistenz eine Person oder agiert sie im Team mit verschiedenen VAs? Ob Sie eine erweiterte Bearbeitung Ihrer Aufgaben wünschen oder nicht, sollten Sie vorab unbedingt abklären.

Warum Erreichbarkeit?

Nichts ist schlimmer als in Akutphasen eines Projekts die Partner*innen nicht erreichen zu können oder keine Nachricht zum vereinbarten Termin und Antworten auf E-Mails und Anrufe zu erhalten. So sollte jede*r virtuelle Assistent*in immer Zugriff auf eingehende E-Mails haben und über ein störungsfreies Telefonnetz sowie gute Internetverbindungen verfügen. Kurzfristige Änderungen, Anpassungen und Zusatzaufgaben können so besser kommuniziert und weitergegeben werden.

Mein Tipp:

Skype, Zoom und andere Videodienste lassen darüber hinaus eine persönliche Beziehung von Angesicht zu Angesicht entstehen. So hat man ein stärkeres Gefühl des „Kennens“.

Bei der Suche nach Ihrer VA ist es besonders wichtig, Ihre eigenen Bedürfnisse und Anforderungen an die virtuelle Assistenz genau zu definieren. Hinterfragen Sie den Service der virtuellen Assistenz und welche Leistungen sie Ihnen im Einzelnen bietet.

Sie haben noch nicht alle Antworten auf die Frage „Wie funkioniert virtuelle Assistenz optimal?“ erhalten.

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